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專案管理系列講座
作者:張盛鴻
明新科技大學工管所副教授
第三講 專案管理的迷思—遞延效應

您有沒有經驗過,我們的專案團隊執行任務的績效都很好,例如每個人似乎都沒有停過、大部份的人都在他答應的日期內完工、甚至平均工期都比原先的要短,然而專案卻延遲?
讓我們看看專案的本質。我們都知道,在專案中:

  • 任務會相依(一個任務會接在另一任務之後),
  • 有些任務必須等待其他任務完成才可以開始,
  • 任務工期會變化(可能高於或低於平均值),
  • 專案成員可能會擔任兩個以上的工作。

如圖一所示,顏色代表不同的工程師可以執行的工作,假設有三位工程師藍、紅與綠,分別執行五項工作,紅色執行任務2與任務3,藍色執行任務1與任務4,綠色執行任務5,各需工期7天,總工期為21天。

讓我們想像一下執行這個專案的情境。如圖二所示,如果任務一∼五執行的結果分別為 5天,9天,3天,8天及6天,則總工期為23天。各位有沒有注意到,原本規劃五個任務總共需要35個工作天(5個任務,每個任務7天),結果其實只花了31個工作天,而平均每個任務也僅需
6.2天。
天哪!到底發生了什麼事?我們的平均績效比原先估計的好,專案卻延遲兩天?


如果你是專案經理,你會因為專案延遲而處罰哪一個人嗎?他們的平均績效都不錯喔!其實,告訴各位,這是整個系統的問題,這就是所謂的遞延效應 (Cascade Effect):『任一個任務延後會有加乘效果,提早卻一點好處都得不到!』

讓我們進一步說明何謂遞延效應。遞延效應以三個形式發生:匯入相依(Integration Dependency )、專案內資源相依與跨專案的資源相依。

1. 匯入相依
讓我們看一看圖三。所謂匯入相依就是一個任務(此處為綠色任務)必須等到所有前置任務(紅色與藍色)完成後才可以開始,這使得紅色任務延遲3天會遞延給綠色任務,無論藍色任務是否早完成,整個專案因此延後三天。

2. 專案內資源相依
讓我們看一看圖四。任務A與D需要藍色資源擔任,當A任務延遲兩天時,即使B任務準時完成,D任務仍然無法開始;此時C任務卻被延後兩天才開始,而E任務也被延遲了。整個專案因此延後兩天完成。

3. 跨專案的資源相依
讓我們看一看圖五。延續前一個例子,專案二的任務H仍然由藍色資源擔任。因為藍色資源只有一個,整個專案規劃須工期28天。執行的結果:A任務提早3天卻因為B任務並未提早使得D任務第8天才可以開始(提早沒得到好處);而D任務的工作花了10天延遲三天卻將之遞延給H任務(原本F任務提早2天的好處也沒得到)。最後結果是整個專案延後3天,其實總工作天才63天呢!

許多專案經理人常懷疑,為何我們的工作效率並不差,專案卻屢屢延遲的問題到底在哪裡?如果我們在規劃的時候沒有看清楚專案遞延效應的本質,那麼即使大家一昧的增加任務的保護時間,也不見得可以確保專案的準時完成。

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