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專案管理系列講座
作者:張盛鴻
明新科技大學工管所副教授
第二講 專案管理的迷思—不良的多工作業

你是專案成員,擔任研發部門機構設計的工作,目前有三個新產品開發專案的機械設計工作同時在你手上進行,三個專案的後續作業都在追著找你要設計圖,好讓他們趕快進行下一個工作,你的三個專案經理也告訴你每週都要看到進度,每週都要向他們報告。你通常都怎麼辦?
你可能會先看看這些追著你的人到底是怎樣的人,哪一個是你要伺候好的人,哪一個比較好說話,哪一個工作你比較有把握,哪一個工作可能會遇到大麻煩。無論如何,你正在盤算著的就是這幾項工作的優先次序,不是考慮這三項工作要先完成哪一項,而是要在他們跟我稽核的時候,我會有進度報告給他們,好讓他們放心,我的工作都有在進行,某些工作還分配到比較多的時間。
這就是工程師對手頭上工作所採取的工作方法與態度。有任何錯誤或不當嗎?對於這位工程師而言,絕對沒有任何問題,他的時間被這幾件事情塞得滿滿的。週一到週二做專案一的任務,週三排專案二,週四到週五排專案三,下週再輪回來做專案一,如此一來每個專案每週都有進度,他會告訴你,他每天還加班呢!如果沒有遇上大麻煩,撇開技術問題不談,其實老闆天天看著他工作塞得滿滿的,怎麼忍心說他不盡力呢?

但是,你知道嗎?他的工作方式對於以專案進行的工作而言,可是一個非常大的問題呢?讓我們以圖一來表示前面的工作方式。三個專案的三個任務A、B、C指派給這位工程師。照前面所說的,每個人都在追他的工作,於是他決定每個任務平均作一半—1.5天,就換另一個任務,那麼任務A的另一半工作會在4.5天以後輪到;換句話說,任務A的完成時間是在第6天以後,任務B則是第1.5天後開始,做了1.5天後輪到做任務C再回到任務A,任務B的另外一半工作則到第7.5天完成。順便提一下,這樣的工作行為我們稱之為多工作業(Multitasking),也就是手頭上的工作同時交互著進行,而不是一次完成一個完整的任務。看起來每個任務每週都有進度,這樣應該公平了吧!追著他要進度的人現在也不再抱怨了。但是,你有沒有發現,現在每個任務的工期從3天變成6天,是原先規劃每個任務3天的工期的一倍。這有什麼關係呢?對這位工程師而言,他的工作時間可是塞得滿滿的呀!
另外還有一件事順便提一下,雖然不是很嚴重,我們還是提出來討論。在這位工程師從任務A轉到任務B時,他會停下來想一想,嗯!我上回做到哪裡了?這張圖是我設計的嗎?我怎麼沒印象?約莫個把鐘頭的時間,工程師終於回想起來了,沒錯!當初是因為考慮未來介面的問題才會這樣做,那就繼續吧!這些轉換的時間在生產線上稱作「整備時間(Set-up)」,在這裡我們也可以稱之為暖機時間、事前準備或者也可延用整備時間的名詞,總之就是在任務與任務間轉換時所必須額外付出的時間。現在,因為每個任務之間轉換著做,每個專案任務從開始到結束又多了一天,每個任務變成七天了!
對於這位工程師而言,他只有額外損失了大約一天半的時間,從9天延長到約10.5天;但是對於整個專案而言,任務A的工時從3天拉長到7天,其後續任務當然也跟著延誤,任務B與任務C也是一樣。如果三個任務分屬不同專案,每一位工程師對於手頭上有多個任務同時進行時都有同樣的行為,那麼,我們的專案時間需要多一倍才能完工也就司空見慣了。

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